Notitieboek, hoe maak je effectieve aantekeningen?

Hoe vaak bent u niet naar een vergadering gegaan, is u gevraagd aantekeningen te maken, en hebt u vervolgens weinig idee van wat er is besproken? Of, aan de andere kant, hebt u geprobeerd vergadernotulen samen te stellen uit onduidelijk geschreven notities? Als dit u bekend voorkomt, maak u dan geen zorgen – u bent niet de enige. Het maken van effectieve notulen in uw notitieboek is een vaardigheid die oefening vergt om te perfectioneren.Niet alleen met een professionele pan van caran D’ache, maar wij leggen u graag meer uit. In deze blogpost geven we u tips voor het maken van praktische vergadernotulen, zodat iedereen op één lijn zit.

3 soorten notulen 

Er zijn drie soorten notities die je kunt maken: actiepunten, discussiepunten en besluiten. Actiepunten zijn taakgericht en moeten worden toegewezen aan specifieke mensen met deadlines. Discussiepunten zijn samenvattingen van de verschillende onderwerpen die tijdens de vergadering zijn besproken. Beslissingen tenslotte zijn – u raadt het al – de beslissingen die tijdens de vergadering zijn genomen. Het is essentieel om onderscheid te maken tussen deze drie soorten notities, omdat ze elk een ander doel dienen. 

Hoe maak je effectieve vergaderingsnotities 

Nu we hebben besproken welke soorten notities je kunt maken, laten we eens kijken naar enkele tips over hoe je effectieve vergadernotulen maakt: 

Let op: Dit lijkt misschien een no-brainer, maar het is essentieel om je te concentreren op de discussie om nauwkeurig vast te leggen wat er is gezegd. Een manier om dit te doen is om niet verstrikt te raken in neven gesprekken. 

Wees beknopt: Zorg ervoor dat je zo duidelijk mogelijk bent bij het schrijven van je aantekeningen. Niemand wil een roman met notulen lezen. Een andere manier om beknoptheid te garanderen is het gebruik van opsommingstekens waar mogelijk. 

Gebruik duidelijke taal: Vermijd het gebruik van jargon of acroniemen die niet iedereen zal begrijpen. Als u acroniemen moet gebruiken, spel dan eerst de volledige naam en zet daarna de afkorting tussen haakjes. 

Wijs actiepunten toe: Zoals we al eerder zeiden, moeten actiepunten worden toegewezen aan specifieke mensen met deadlines eraan verbonden. Acties zullen iedereen verantwoordelijk houden en ervoor zorgen dat taken tijdig worden voltooid. 

Hoewel er veel verschillende manieren zijn om notulen te maken, raden wij u aan de volgende template te gebruiken: 

5 Tips voor het maken van effectief gebruik van je notitieboek

Om u op weg te helpen, hebben we een sjabloon gemaakt dat u kunt gebruiken voor uw volgende vergadering: 

• [Titel vergadering] [Datum] [Tijd] [Locatie] 
•  
• Aanwezig: [Lijst namen aanwezigen] 
•  
• Afwezig: [Lijst met namen van degenen die niet aanwezig konden zijn]. 

Als u deze tips volgt, bent u goed op weg om effectieve vergadernotulen te maken die iedereen op één lijn houden en ervoor zorgen dat taken tijdig worden uitgevoerd. Heb jij nog andere tips voor het maken van effectieve vergadernotulen? Laat het ons weten in de commentaren hieronder!

Als u op zoek bent naar een hulpmiddel om het plannen van vergaderingen te vergemakkelijken, bekijk dan ons notitieboek voor vergaderingen.