Welke kosten komen kijken bij het in dienst nemen van personeel?

Een nieuwe medewerker aannemen is voor veel bedrijven een mooie stap. Het is een manier om verder te kunnen groeien. Er komt extra kennis bij en werkzaamheden kunnen beter worden verdeeld. Tegenover het afgesproken salaris staan voor een werkgever wel verschillende andere kosten. Het is daarom handig om vooraf een wat breder beeld te hebben van wat een medewerker financieel betekent. Zo weet je zeker dat je niet ineens voor verrassingen komt te staan. 

Meer dan alleen het brutoloon

Het brutoloon is meestal het eerste bedrag waarnaar wordt gekeken. Dit vormt echter nog niet de totale som. Als werkgever krijg je ook te maken met werkgeverslasten. Denk bijvoorbeeld aan premies voor werknemersverzekeringen en de werkgeversheffing voor de Zorgverzekeringswet (Zvw). Hoe hoog deze kosten zijn, hangt onder meer af van het salaris en de situatie van de werkgever. Daarnaast heeft een werknemer recht op vakantiegeld en kunnen er kosten zijn voor bijvoorbeeld pensioen.

Denk aan de werkplek

Een nieuwe collega heeft daarnaast een geschikte werkplek nodig. Afhankelijk van de functie kan het gaan om een laptop, telefoon, bureau, werkkleding of ander materiaal. Bij sommige functies zijn ook een zakelijke auto of specifieke gereedschappen nodig. Een deel van deze uitgaven is eenmalig, maar sommige kosten komen telkens terug. Softwarelicenties moeten bijvoorbeeld eens in de zoveel tijd opnieuw aangeschaft worden. Ook thuiswerken kan extra voorzieningen met zich meebrengen. Welke middelen nodig zijn, hangt uiteraard sterk af van de functie.

Werving en inwerken kosten ook tijd

Vaak zijn er al kosten gemaakt voordat de nieuwe werknemer überhaupt begint met werken. Zo moet er een vacature worden opgesteld en verspreid. Bovendien moeten de sollicitaties worden beoordeeld en hebben er gesprekken plaatsgevonden. Schakel je een recruiter of uitzendbureau in? Dan komen daar nog aanvullende kosten bij. Ook het inwerken vraagt tijd. Een nieuwe collega moet kennismaken met de organisatie, systemen en werkzaamheden. Andere medewerkers besteden hier vaak een deel van hun werkweek aan. Dat is niet direct zichtbaar op een loonstrook, maar wel iets om rekening mee te houden.

Opleiding en ontwikkeling

Na de inwerkperiode kunnen opleidingen, cursussen en trainingen onderdeel blijven van de personeelskosten. Sommige opleidingen zijn noodzakelijk voor de functie. Andere trainingen kunnen vooral bedoeld zijn om nieuwe kennis of vaardigheden op te doen. Ook hier kunnen de kosten sterk verschillen.

Houd ook rekening met ziekteverzuim

Een kostenpost die minder goed te voorspellen is, ontstaat wanneer een medewerker ziek wordt. Werkgevers hebben in Nederland bij ziekte in veel gevallen te maken met loondoorbetaling en verplichtingen rondom re-integratie. Zeker wanneer iemand langere tijd uitvalt, kunnen de kosten daardoor oplopen. Daarnaast moet werk soms tijdelijk door collega’s of een vervanger worden overgenomen. Hoe dat financieel kan uitpakken, lees je uitgebreider in het artikel over waarom ziekteverzuim een flinke kostenpost kan zijn voor werkgevers.